← Zurück zum Blog Blog · 13. Juli 2026

KI-Agent an die Maklersoftware anbinden – Propstack, onOffice & FlowFact

Wie du einen Custom-KI-Agenten an Propstack, onOffice oder FlowFact anbindest – Schnittstellen, Datenfluss und DSGVO-Fallstricke im Überblick.

Geschrieben von Michal Andrzejewski Gründer VintAI · baut KI-Vertriebssysteme für DACH-Mittelstand

CRM-Integration KI-Agent Maklersoftware

KI-Agent an die Maklersoftware anbinden – Propstack, onOffice & FlowFact

Auf einen Blick

Du willst kein neues CRM kaufen – du willst dein bestehendes smarter machen. Propstack und onOffice bieten offene REST-APIs, über die ein Custom-KI-Agent Kontakte lesen, Leads anlegen und Suchprofile abgleichen kann; FlowFact ist anbindbar, aber mit eingeschränkterer API. Der technische Kern ist machbar; der häufigste Stolperstein ist kein Code-Problem, sondern schmutzige Stammdaten und ein fehlender Auftragsverarbeitungsvertrag.

Warum Integration statt Migration?

Die meisten Makler, die uns kontaktieren, haben dieselbe Ausgangslage: Ein CRM, das seit Jahren läuft, hunderte Kontakte drin, alle Workflows eingerichtet – und jetzt soll KI den Telefonservice übernehmen, Leads qualifizieren oder Besichtigungstermine koordinieren. Die Frage ist nicht “welches CRM kaufe ich neu”, sondern “wie bekomme ich KI in das, was ich schon habe”.

Das ist ein anderes Problem als eine Maklersoftware-Migration. Dort geht es um Datentransfer, historische Daten, Prozessänderungen. Hier geht es um eine Schicht, die über dein bestehendes CRM gelegt wird – liest, schreibt, reagiert – ohne dass du deine gewohnte Oberfläche anfassen musst.

Dieser Post erklärt, was technisch möglich ist, wo die Grenzen der drei meistgenutzten Makler-CRMs liegen, und welche Voraussetzungen vor dem ersten API-Call erfüllt sein müssen.

Propstack: Offene REST-API mit bidirektionalem Schreib-Zugriff

Propstack hat nach heutiger Dokumentation eine der offensten APIs im deutschen Makler-CRM-Segment. Mit einem API-Key können Kontakte, Objekte, Suchprofile und Custom-Felder sowohl gelesen als auch geschrieben werden – bidirektional, was für KI-Agenten entscheidend ist.

Es gibt zwei API-Versionen parallel im Einsatz:

V1: Der ältere Standard, noch nicht vollständig in V2 abgebildet.
V2: Effizienter bei großen Datenmengen dank Scroll-Endpunkten, empfohlen für Bulk-Abrufe.

Propstack empfiehlt für maximale Abdeckung den parallelen Einsatz beider Versionen – was technisch etwas mehr Aufwand bedeutet, aber keine grundsätzliche Hürde ist.

Für den KI-Agenten besonders relevant: Propstack unterstützt drei Wege, Anfragen einzuleiten – per API-Request, per formatierter E-Mail oder per XML-Anhang. Alle drei können Automatisierungen auslösen (sogenannte Portalanfrage-Trigger). Das bedeutet: Wenn ein Lead über deine Website, ImmoScout24 oder einen anderen Kanal reinkommt, kann der KI-Agent unmittelbar darauf reagieren – nicht erst wenn du morgens ins CRM schaust.

Ein praktisches Szenario: Der Agent empfängt eine neue Anfrage über den Webhook-Trigger, qualifiziert den Lead anhand deiner Kriterien, legt ihn mit ausgefüllten Custom-Feldern in Propstack an und verschickt eine erste personalisierte Antwort – alles bevor du das Büro betrittst. Wie das im Kontext von ImmoScout24-Leads aussehen kann, haben wir separat beschrieben.

Was nicht geht: Offizielle Rate-Limits der Propstack API sind nicht öffentlich dokumentiert. Wer intensiv automatisiert, sollte das mit Propstack direkt klären, bevor er ein Produktivsystem aufbaut.

onOffice: Marktführer mit funktionsstarker, aber nicht mehr ganz frischer API

onOffice ist nach eigener Darstellung und Einschätzung unabhängiger Beratungsquellen Deutschlands Marktführer für Immobilien-CRM-Software – und bietet über seinen Marketplace die meisten Schnittstellenpartner aller Makler-CRMs. Die API ermöglicht laut onOffice selbst “den nahtlosen Datenaustausch zwischen onOffice enterprise und externen Anwendungen” – Formulardaten, Suchaufträge, Newsletter-Systeme, individuelle Tools.

Praktisch bedeutet das: Ein KI-Agent kann sich gegen die onOffice API authentifizieren, Kontakte abrufen, Aktivitäten schreiben und auf Trigger reagieren. In der Praxis wird dafür unter anderem Langdock als DSGVO-konformes Middleware-Tool eingesetzt – inklusive CRM-Workflow-Automatisierung, Exposé-Erstellung und E-Mail-Management direkt aus dem Agenten heraus.

Was du wissen solltest: Die API gilt als funktionsstark, hat aber laut unabhängigen Vergleichen nicht mehr den modernsten Stand. Eine vollständige öffentliche Endpunkt-Liste ist nicht einfach auffindbar – wer tief integrieren will, braucht Zugang zur offiziellen Developer-Dokumentation über onOffice direkt. Für unsere Zwecke ist das in der Praxis kein Blocker, aber du solltest damit rechnen, dass manche Felder oder Workflows nicht per API erreichbar sind.

Datenhaltung: Die CRM-Kerndaten (Objekte, Kontakte, Dokumente) bleiben auf onOffice-eigenen deutschen Servern. Für KI-Features innerhalb des AI Studios nutzt onOffice eine externe API-Schnittstelle. Eine explizite öffentliche Stellungnahme, dass Kundendaten nicht zum Training externer KI-Modelle verwendet werden, steht zum Zeitpunkt dieses Posts noch aus – das ist etwas, das du beim Einsatz eines externen KI-Agenten mit eigenem AVV absichern solltest.

Einen direkten Vergleich, wann sich onOffice mit Custom-KI-Schicht lohnt versus wann ein Wechsel sinnvoller wäre, findest du in unserem onOffice-Alternativenvergleich.

FlowFact: Anbindbar, aber mit Einschränkungen

FlowFact hat seit dem Neuaufbau der Plattform ab 2020 eine modernere Cloud-Architektur und eine offene API-Schnittstelle für Drittsysteme. Vorkonfigurierte Integrationen mit Partnern wie ogulo, Slack und Outlook zeigen, dass externe Anbindungen grundsätzlich funktionieren.

Der Unterschied zu Propstack und onOffice liegt in der Tiefe: Im direkten Vergleich bietet FlowFact eine eingeschränktere API als die beiden anderen. Was das konkret bedeutet – welche Endpunkte fehlen, welche Datenfelder nicht schreibbar sind – lässt sich nicht aus einer öffentlichen Developer-Dokumentation ablesen, da kein öffentliches Developer-Portal existiert.

Für einen KI-Agenten heißt das: Lesezugriff auf Objekte und Kontakte ist erreichbar, aber vollständige bidirektionale Workflows – etwa automatisches Zurückschreiben eines Lead-Qualifizierungsstatus in ein Custom-Feld – erfordern vorherige Abstimmung mit FlowFact, was technisch via API exponiert ist.

Wenn du FlowFact nutzt und eine KI-Integration planst, ist das erste Gespräch kein Techniker-Gespräch, sondern ein Anforderungs-Gespräch: Was soll der Agent lesen, was soll er schreiben, und was davon ist über die API erreichbar? Danach weißt du, ob ein Custom-Agent machbar ist oder ob es Workarounds braucht.

Ein separater Vergleich zwischen FlowFact und Alternativen findet sich unter /vs/flowfact.

API-Vergleich auf einen Blick

CRM	API-Typ	Lesen	Schreiben	Webhooks	Bewertung für KI-Integration
Propstack	REST V1+V2	✓ vollständig	✓ vollständig	✓	Sehr gut – offenste API
onOffice	REST	✓	✓ (teils)	✓	Gut – breit, aber nicht ganz modern
FlowFact	REST	✓	eingeschränkt	unklar	Eingeschränkt – Vorabklärung nötig

Datenfluss: Was der Agent tut, wenn ein Lead reinkommt

Konkret sieht ein typischer Datenfluss so aus, wenn ein KI-Agent an Propstack oder onOffice angebunden ist:

Trigger: Neue Anfrage kommt rein – über ImmoScout24, Webformular oder direkt per Anruf (dann greift zuerst der KI-Telefonassistent).
Lesen: Agent ruft bestehende Kontakte ab – prüft ob der Lead schon im CRM ist, liest vorhandene Suchprofile.
Qualifizieren: Agent stellt via Chat/WhatsApp/Sprache Qualifizierungsfragen (Kaufkraft, Zeitrahmen, Anforderungen) – strukturiert nach deinen Kriterien.
Schreiben: Ergebnisse werden als Custom-Felder, Notiz oder Aktivität zurück ins CRM geschrieben.
Nächster Schritt: Agent setzt automatisch einen Besichtigungstermin oder übergibt mit komplettem Kontext an dich.

Dieser Kreislauf funktioniert ohne dass du eingreifst – und ohne dass der Lead merkt, dass da kein Mensch am anderen Ende sitzt. Wie das bei der automatisierten Terminvereinbarung konkret aussieht, beschreibt unser Post zur KI-Terminvereinbarung für Besichtigungen.

Voraussetzung 1: Datenhygiene vor dem ersten API-Call

Das ist der Punkt, den fast alle unterschätzen. KI-Agenten reagieren empfindlich auf fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten. Wenn dein CRM Dubletten hat, Adressfelder inkonsistent befüllt sind oder Kategorien quer durch die Datenbank variieren, wird der Agent entweder falsche Entscheidungen treffen oder ständig Fehlerzustände produzieren.

Bevor eine Integration startet, muss der Datenbestand bereinigt werden:

Dubletten zusammenführen – gleicher Kontakt zweimal mit verschiedenen E-Mail-Adressen ist Gift für automatisierte Workflows
Adressfelder standardisieren – Straße, PLZ, Ort in getrennten Feldern, nicht alles in einem Freitextfeld
Kategorien vereinheitlichen – “Käufer”, “Kaufinteressent”, “Interessent” als drei verschiedene Tags für dasselbe ist kein sauberes Datenmodell

Das klingt nach Hausaufgaben, aber es ist die Arbeit, die später verhindert, dass der Agent einen Kontakt doppelt anschreibt oder einen Suchauftrag einem falschen Lead zuordnet.

Voraussetzung 2: DSGVO – ohne AVV geht gar nichts

Ein KI-Agent, der auf deine CRM-Daten zugreift, verarbeitet personenbezogene Daten deiner Kontakte. Das macht den KI-Anbieter zu einem Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO – und macht einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Pflicht.

Fehlt dieser Vertrag, sind Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes möglich. Das ist kein theoretisches Risiko für Konzerne – das betrifft jedes Maklerbüro, das Kundendaten an ein externes Tool weitergibt.

Darüber hinaus gelten die üblichen DSGVO-Grundprinzipien, die von Anfang an in die Architektur integriert sein müssen:

Datenminimierung: Der Agent braucht nur die Felder, die er für seine Aufgabe braucht – kein Vollzugriff auf alle CRM-Daten wenn nicht nötig
Zweckbindung: Daten, die für Leadqualifizierung erhoben werden, dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden
Transparenz: Leads müssen wissen (oder erkennbar sein lassen können), dass ein automatisiertes System antwortet

Die fünf häufigsten Stolpersteine beim DSGVO-konformen Betrieb von KI-Voice-Agenten haben wir in einem eigenen Post aufgelistet: DSGVO bei KI-Voice-Agents.

MCP-Protokoll: Was das ist und warum es relevant wird

Ein Begriff, der im Kontext von KI-CRM-Integrationen zunehmend auftaucht: MCP (Model Context Protocol). Es ist ein standardisiertes Protokoll, das KI-Agenten den strukturierten Zugriff auf externe Tools und Datenquellen ermöglicht – ähnlich wie ein gemeinsamer “Steckdosen-Standard” für KI-Schnittstellen.

Konkrete Beispiele aus dem Markt zeigen, dass KI-Assistenten über API-Schnittstelle und MCP-Unterstützung Zugriff auf Objekte und Kontakte in Makler-CRMs erhalten und umgekehrt Daten direkt zurückschreiben können. Das ist kein Zukunftsszenario mehr, sondern ein Pattern, das heute in Produktion läuft.

Für dich als Makler bedeutet das: Ein gut gebauter KI-Agent ist nicht hart-verdrahtet an ein bestimmtes CRM. Wechselst du irgendwann das CRM, tauschst du den Konnektor aus – der Agent selbst bleibt. Das ist ein echtes Argument gegenüber proprietären KI-Add-ons, die einzelne CRM-Anbieter in ihre Plattform einbauen.

Was wir machen

Wir bauen Custom-KI-Agenten, die an bestehende Makler-CRMs angebunden werden – kein CRM-Wechsel, keine neue Software-Lizenz. Die Anbindung an Propstack und onOffice haben wir intern erprobt; FlowFact klären wir im Erstgespräch gemeinsam ab, weil die API-Abdeckung vorab dokumentiert werden muss.

Der Ablauf ist immer gleich: erst Datenhygiene, dann AVV, dann Integration. Wir bauen nicht drauf los, weil ein Agent auf schmutzigen Daten schlechter arbeitet als kein Agent.

Aleksei Sukmanov von A StandArt Real Estate nutzt unser Setup live – inklusive automatisierter Lead-Qualifizierung und Terminkoordination. Das ist kein Versprechen, sondern ein laufendes Beispiel.

Wenn du wissen willst, was ein solches Setup kostet, bevor du ein Gespräch buchst, findest du eine Einordnung in unserem Post zu KI-CRM-Kosten für Makler.

Für einen direkten Einstieg: Erstgespräch buchen – 30 Minuten, wir schauen gemeinsam was bei deinem CRM geht und was nicht.

Häufige Fragen

Muss ich mein CRM wechseln, um einen KI-Agenten einzusetzen? Nein. Propstack und onOffice bieten REST-APIs, über die ein externer KI-Agent lesen und schreiben kann. Du behältst dein CRM, der Agent wird als zusätzliche Schicht davor gebaut.

Kann der KI-Agent Daten direkt ins CRM zurückschreiben? Ja – bei Propstack und onOffice ist bidirektionales Schreiben über die API möglich. Das bedeutet, der Agent kann Qualifizierungsergebnisse, Notizen oder Status-Updates direkt als CRM-Einträge anlegen, ohne dass du manuell etwas überträgst.

Wie lange dauert eine Integration? Das hängt vom Zustand deiner Stammdaten ab. Die technische Anbindung selbst ist in Tagen machbar. Die Datenhygiene davor – Dubletten bereinigen, Felder standardisieren – braucht je nach CRM-Zustand zwischen einem halben Tag und zwei Wochen.

Ist der Einsatz eines KI-Agenten mit DSGVO vereinbar? Ja, wenn die Architektur stimmt: AVV mit dem KI-Anbieter, Datenminimierung, Zweckbindung, Transparenz gegenüber deinen Kontakten. Ohne AVV ist es kein DSGVO-konformes Setup – egal wie gut der Agent sonst gebaut ist.

Was ist der Unterschied zwischen einem Custom-KI-Agenten und dem eingebauten KI von Propstack oder onOffice? Die eingebauten KI-Funktionen (z. B. Propstack AI für Exposé-Texte) sind Werkzeuge innerhalb des CRMs. Ein Custom-Agent ist ein eigenständiges System, das Anrufe entgegennimmt, Chats führt, Lead-Qualifizierung durchführt und dann ins CRM zurückschreibt – systemübergreifend und anpassbar an deinen Prozess. Wann sich ein Custom-Agent lohnt versus Standard, erklären wir in Custom AI Agent vs. Standard CRM.

Funktioniert die Integration auch wenn meine Mitarbeiter das CRM weiterhin manuell nutzen? Ja. Der KI-Agent arbeitet parallel – er schreibt in dieselbe Datenbank, die deine Mitarbeiter nutzen. Es gibt keine parallele Datenbank und keine Synchronisierungsprobleme, solange die Datenhygiene stimmt.

Quellen: docs.propstack.de · onoffice.com/immobiliensoftware/onoffice-api · profido-consulting.de – onOffice · profido-consulting.de – FlowFact · hallocleo.de/blog/crm-immobilienmakler-vergleich-2026 · hbtimmo.de · immostage.ai · immobilien-profi.de – Langdock · flinki.ai/tools/onoffice · propstack.de/funktionen